Factuurverzoeken efficiënt afhandelen

Als Bol.com verkoper krijg je regelmatig factuurverzoeken binnen. Klanten hebben een factuur nodig voor hun administratie, zakelijke aankopen of belastingaangifte. Hoewel dit een standaard onderdeel van e-commerce is, kan het handmatig afhandelen van factuurverzoeken behoorlijk tijdrovend zijn.

Hoe werken factuurverzoeken op Bol.com?

Wanneer een klant een factuur nodig heeft, kunnen ze dit aanvragen via Bol.com. Je ontvangt dan een notificatie in het verkoopportaal. Je hebt vervolgens een beperkte tijd om te reageren met de factuur.

Het handmatige proces ziet er vaak zo uit:

1. Notificatie ontvangen in het Bol verkoopportaal
2. Order opzoeken in je eigen systeem
3. Factuur handmatig opmaken (of template invullen)
4. Factuur uploaden naar Bol.com
5. Wachten op bevestiging

Per factuurverzoek kost dit al snel 5-10 minuten. Bij meerdere verzoeken per dag loopt dit op.

Waarom klanten facturen aanvragen

Factuurverzoeken komen niet alleen van zakelijke klanten. Ook particulieren hebben redenen:

• Zakelijke aankopen: Voor boekhouding en BTW-aftrek
• Declaraties: Bij werkgevers of verzekeringen
• Garantieclaims: Als aankoopbewijs
• Belastingaangifte: Aftrekbare kosten
• Administratie: Gewoon netjes bijhouden

Wat moet er op een factuur staan?

Een correcte factuur bevat minimaal:

• Je bedrijfsnaam en adres
• Je KVK-nummer
• Je BTW-nummer
• Factuurnummer en -datum
• Klantgegevens
• Productomschrijving
• Prijs exclusief en inclusief BTW
• BTW-bedrag en -percentage

Tijd besparen met automatisering

De meeste moderne e-commerce systemen kunnen automatisch facturen genereren. In Shopify bijvoorbeeld, wordt bij elke order automatisch een factuur aangemaakt met alle benodigde gegevens.

Met BolSync worden Bol.com orders automatisch geïmporteerd in Shopify, inclusief alle klantgegevens. Wanneer een klant een factuur aanvraagt, heb je deze al klaar liggen in je systeem.

Het geautomatiseerde proces

1. Order komt automatisch binnen in Shopify
2. Factuur wordt automatisch gegenereerd
3. Bij factuurverzoek: factuur is al klaar
4. Download en upload naar Bol.com

Dit bespaart je het handmatig opmaken van facturen - de factuur bestaat al.

Tips voor efficiëntere afhandeling

Standaardiseer je factuurtemplate

Zorg dat je template alle verplichte gegevens bevat en consistent is. Dit voorkomt fouten en vragen achteraf.

Houd een kopie

Bewaar altijd een kopie van verzonden facturen. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook handig bij vragen.

Reageer snel

Hoe sneller je reageert op factuurverzoeken, hoe tevredener de klant. Bovendien telt je responstijd mee voor je verkopersprestaties.

Automatiseer waar mogelijk

Laat je systeem het zware werk doen. Automatische factuurgeneratie bespaart tijd en voorkomt fouten.

“Sinds al mijn orders automatisch in Shopify staan, is een factuurverzoek afhandelen een kwestie van downloaden en uploaden. Voorheen was ik er minuten mee bezig.”