Retourafhandeling zonder stress

Retouren zijn een onvermijdelijk onderdeel van e-commerce. Op Bol.com kunnen klanten producten binnen 30 dagen retourneren, en als verkoper moet je hier soepel mee omgaan. Maar retouren hoeven geen hoofdpijndossier te zijn. Met het juiste proces verloopt alles soepel.

De Bol.com retourregels

Voordat we ingaan op de praktijk, even de regels:

• Klanten hebben 30 dagen bedenktijd
• Je moet binnen 30 dagen na ontvangst retour terugbetalen
• De klant mag het product uitproberen zoals in een winkel
• Waardevermindering door excessief gebruik mag je verrekenen

Te langzaam afhandelen kan leiden tot klachten, slechte reviews, en in extreme gevallen zelfs problemen met je verkopersaccount.

Het ideale retourproces

Stap 1: Retour ontvangen

Zodra een retour binnenkomt, verwerk je deze zo snel mogelijk. Controleer het product op volledigheid en staat.

Stap 2: Voorraad bijwerken

Als het product in verkoopbare staat is, verhoog je de voorraad weer. Dit moet ook gesynchroniseerd worden naar al je verkoopkanalen.

Stap 3: Terugbetaling verwerken

Betaal de klant terug via Bol.com. Als je het product nog niet hebt ontvangen maar wel weet dat het onderweg is, kun je alvast terugbetalen voor snellere service.

Stap 4: Administratie bijwerken

Update je eigen systemen zodat alles klopt: orders, voorraad, financiën.

Retourredenen analyseren

Elk retour is leerzaam. Door retourredenen te analyseren kun je problemen voorkomen:

• “Voldoet niet aan verwachting”: Verbeter je productbeschrijving of foto’s
• “Verkeerde maat”: Voeg een maattabel toe of verduidelijk afmetingen
• “Defect”: Check je leverancier of verpakking
• “Te laat geleverd”: Evalueer je verzendproces

Retouren en voorraadsynchronisatie

Een vaak vergeten aspect van retourafhandeling is de voorraad. Als een klant een product retourneert en je verhoogt de voorraad in je systeem, moet dit ook direct zichtbaar zijn op al je verkoopkanalen.

Met automatische voorraadsynchronisatie wordt dit automatisch afgehandeld:

1. Je verwerkt de retour in Shopify
2. De voorraad wordt automatisch verhoogd
3. De nieuwe voorraadstand wordt direct naar Bol.com gestuurd
4. Het product is weer beschikbaar voor verkoop

Tips voor minder retouren

Voorkomen is beter dan genezen. Zo verlaag je je retourpercentage:

Betere productfoto’s

Laat je product van alle kanten zien. Voeg foto’s toe die de grootte en details tonen.

Eerlijke beschrijvingen

Overdrijf niet. Een teleurgestelde klant retourneert sneller dan een klant die krijgt wat verwacht werd.

Snelle verzending

Hoe sneller de klant het product heeft, hoe minder kans dat ze in de tussentijd twijfelen of iets anders vinden.

Goede verpakking

Beschadigde producten door slechte verpakking zijn vermijdbare retouren.

“Een soepel retourproces kan van een teleurgestelde klant alsnog een fan maken. Het is een kans, geen probleem.”

Automatiseer waar mogelijk

Veel van het retourproces kun je automatiseren. Met BolSync worden retouren automatisch gesynchroniseerd naar Shopify, inclusief voorraadaanpassingen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.