Voorraadsynchronisatie klinkt als een technisch onderwerp, maar het is eigenlijk heel simpel: zorgen dat je voorraad overal klopt. Verkoop je op Bol.com én in je eigen webshop? Dan moet een verkoop op het ene kanaal direct zichtbaar zijn op het andere. Klinkt logisch, maar in de praktijk gaat dit vaak mis.
Wat is voorraadsynchronisatie precies?
Voorraadsynchronisatie betekent dat je voorraadniveaus automatisch worden bijgewerkt over al je verkoopkanalen. Als je een product verkoopt via Bol.com, wordt de voorraad automatisch verlaagd in Shopify - en andersom. Dit gebeurt real-time, zodat je altijd accurate voorraadinfo toont aan je klanten.
Waarom is het zo belangrijk?
Voorkom overselling
Overselling - meer verkopen dan je op voorraad hebt - is een van de ergste dingen die je als verkoper kunt doen. Je moet orders annuleren, klanten zijn teleurgesteld, en op Bol.com krijg je boetes. Herhaaldelijk oversellen kan zelfs leiden tot schorsing van je verkopersaccount.
Behoud je reputatie
Klanten die een order geannuleerd zien worden, zijn zelden tevreden. Zelfs als je netjes communiceert en snel terugbetaalt, blijft er een nare smaak hangen. En een negatieve review is snel geschreven.
Bespaar tijd
Handmatig voorraad bijhouden over meerdere kanalen kost tijd. Veel tijd. Elke verkoop moet je handmatig verwerken, wat bij drukke dagen al snel onwerkbaar wordt.
Hoe werkt voorraadsynchronisatie?
Een goed synchronisatiesysteem werkt als volgt:
- Centrale bron: Je voorraad wordt beheerd in één centraal systeem (bijvoorbeeld Shopify)
- Automatische updates: Bij elke verkoop, ongeacht het kanaal, wordt de centrale voorraad bijgewerkt
- Doorgifte: De nieuwe voorraadstand wordt doorgestuurd naar alle verbonden kanalen
- Real-time: Dit gebeurt binnen seconden, niet uren of dagen
Product mapping
Voorraadsynchronisatie werkt alleen als het systeem weet welk Shopify product hoort bij welk Bol.com product. Dit heet "mapping". Meestal gebeurt dit automatisch op basis van EAN/barcode, maar je kunt het ook handmatig instellen.
Verschillende synchronisatiemodellen
One-way sync
Voorraad wordt vanuit één bron (bijv. Shopify) naar Bol.com gestuurd. Wijzigingen op Bol.com worden niet terug gesynchroniseerd. Simpel, maar beperkt.
Two-way sync
Voorraad wordt in beide richtingen gesynchroniseerd. Een verkoop op Bol.com verlaagt de Shopify voorraad en andersom. Dit is wat je wilt voor multichannel verkoop.
Real-time vs. periodiek
Sommige systemen synchroniseren real-time (direct na elke verkoop), anderen periodiek (bijvoorbeeld elk uur). Voor drukke verkopers is real-time essentieel om overselling te voorkomen.
Veelvoorkomende problemen
Voorraad klopt niet
Dit gebeurt vaak als je fysieke voorraad niet overeenkomt met je digitale voorraad. Doe regelmatig een voorraadtelling en corrigeer afwijkingen.
Mapping problemen
Als producten niet correct gekoppeld zijn, wordt voorraad niet goed gesynchroniseerd. Controleer je mappings bij het toevoegen van nieuwe producten.
Vertraging in sync
Bij periodieke synchronisatie kan voorraad tijdelijk onjuist zijn. Kies voor real-time sync als je veel orders verwerkt.
“Sinds we real-time voorraadsynchronisatie gebruiken, hebben we geen enkele oversell meer gehad. Dat scheelt stress en tijd.”
Aan de slag met voorraadsynchronisatie
Klaar om je voorraad te synchroniseren? Met BolSync verbind je Bol.com met Shopify en houd je voorraad automatisch up-to-date. De setup duurt minder dan een uur en je ziet direct resultaat.
Klaar om te automatiseren?
Probeer BolSync 30 dagen gratis en ontdek hoeveel tijd je kunt besparen.
